Справка для налоговой
Доступно с тарифа «Начальный» и выше
С конца 2023 года клиенты могут запросить у фитнес-клубов справку об оплате физкультурно-оздоровительных услуг и предоставить ее в ФНС для получения налогового вычета.
Условия предоставления вычета определены в 88-ФЗ от 05.04.2021. В справке учитываются только услуги, оплаченные с 2022 г., более ранние расходы законом не покрываются.
Что в Моби
Система формирует справку по официальной форме КНД 1151160, утвержденной ФНС России.
На выходе вы получаете файл в формате PDF, который можно скачать и распечатать.
В документ будут подставлены данные юридического лица, данные клиента, стоимость оплаченных услуг за необходимый период. Если какая-то информация отсутствует в системе, вам понадобится указать эти данные вручную в распечатанном документе.
Что требуется для корректного формирования справки
Юридическое лицо
В справку будут подставлены ИНН, КПП и наименование юридического лица.
Перед началом работы внимательно проверьте полноту и корректность этих данных в карточке юридического лица в разделе Справочники → Юридические лица.
❗️ Обратите внимание: поле КПП появилось вместе с возможностью формирования справки. Если вы начали использовать систему до выхода этого функционала, то КПП у вас не заполнен и необходимо его обязательно внести.
ИНН и данные клиента
Из карточки клиента в справку будут подставлены:
- фамилия, имя, отчество,
- дата рождения.
- ИНН или паспортные данные (серия, номер, дата выдачи).
В справке достаточно указать либо ИНН, либо паспорт. При формировании документа система будет ориентироваться на наличие этих данных в карточке клиента:
- Если в карточке клиента указан ИНН, в справку будет подставлен ИНН.
- Если в карточке клиента указан ИНН и паспортные данные, в справку будет подставлен только ИНН.
- Если в карточке клиента указаны только паспортные данные, система подставит их. Серия, номер и дата выдачи паспорта должны быть заполнены полностью и без ошибок.
Если необходимые поля отсутствуют в карточке клиента, включите их отображение в разделе Настройки → Регистрация и профиль в колонке Включено для администраторов.
❗️ Обратите внимание: поле ИНН появилось вместе с возможностью формирования справки. Если вы начали использовать систему до выхода этого функционала, то ИНН в карточках клиентов у вас не заполнен. Поле ИНН отображается только при редактировании карточки клиента.
Шаблон справки
Справка формируется на основе системного шаблона под названием «Справка для налоговой». Он находится в разделе Настройки → Учетная система → на вкладке Шаблоны документов.
❗️ Обратите внимание: при автоназначении номера каждая сформированная справка получит в системе номер, который будет учитываться для следующих справок. Это не зависит от того, формируется справка заполненной или с пустыми полями.
Например: вы сформировали заполненную справку с номером 1, затем сформировали пустую справку, следующая заполненная справка будет сформирована с номером 3.
При редактировании номера отсчет каждый раз начинается заново.
Шаблон создан в соответствии с формой КНД 1151160, изменить его текст нельзя.
Где хранятся сформированные справки
Сформированные справки хранятся в карточке клиента на вкладке Документы → Сформированные.
При нажатии на название справки будет доступна детализация по услугам, которые были в нее включены.
Как сформировать справку
❗️ Обратите внимание: если какая-то информация отсутствует в системе, то соответствующие поля справки будут сформированы пустыми. После печати справки вам понадобится заполнить эти поля вручную.
Шаг 1. Карточка клиента
Перейдите в карточку клиента на вкладку Документы, нажмите на кнопку Добавить и выберите Сформировать справку. После этого откроется модальное окно для формирования справки.
Также на вкладке Документы вы можете перейти в Шаблоны и нажать на кнопку Сформировать рядом с шаблоном «Справка для налоговой».
Шаг 2. Юридическое лицо
Система будет считать стоимость только тех услуг, которые были оплачены по выбранному юридическому лицу.
На следующих шагах вы сможете выбрать: заполнять ли справку данными из системы или оставить поля пустыми. Если вы решите заполнять справку, то информация о выбранном юридическом лице будет подставлена в соответствующие поля.
Шаг 3. Способ расчета суммы
- Вариант 1. Делить сумму по годам оказания услуг
- Вариант 2. Вся сумма оплаты в году платежа
- Вариант 3. Только оплаченные и оказанные в году платежа
Об отличиях способов и логике расчета читайте в статье.
Если система не найдет у клиента подходящих услуг под выбранный способ расчета, то она покажет уведомление об этом.
Шаг 4. Отчетный год
Доступен выбор любого прошедшего года, начиная с 2022.
В выбранном периоде система будет учитывать услуги в зависимости от выбранного на шаге 3 способа расчета.
Шаг 5. Что подставлять: только сумму или все данные
Если вы хотите:
- Указать в справке только сумму расходов, а остальные поля оставить пустыми и заполнить их вручную:
- Поставьте галочку Посчитать только сумму расходов, остальные поля оставить пустыми
- Далее нажмите кнопку Сформировать.
- Подставить в справку данные юридического лица и клиента/налогоплательщика:
Перейдите к шагу 6 и продолжите выбор.
Шаг 6. Номер справки
В поле Формирование номера справки выберите, какую справку вы хотите сформировать:
- Справка формируется впервые
→ Впервые — значит впервые для выбранного клиента + по выбранному юридическому лицу + за выбранный период.
→ При выборе этого варианта справа появится поле для дополнительных настроек.
→ Если выбрать Сформировать автоматически, исходя из номера шаблона, номер справки будет подставляться по порядку, начиная с указанного в шаблоне. Каждая сформированная справка получит в системе номер, который будет учитываться для последующих справок. Это не зависит от того, формируется справка заполненной или пустой. Например: вы сформировали заполненную справку с номером 1, затем сформировали пустую справку, следующая заполненная справка будет сформирована с номером 3.
→ Если выберете Оставить поле пустым, номер справки нужно будет указать вручную в распечатанном документе.
- Это корректирующая справка
- Это аннулирующая справка
Для корректирующей и аннулирующей справки система сформирует поле номера пустым, вам понадобится заполнить его вручную.
Шаг 7. Данные клиента: заполнять или оставить пустыми
Если вы:
- Хотите добавить в справку данные клиента из системы, то перейдите к шагу 8.
- Не хотите подставлять данные клиента, то в поле Данные физлица (клиента) выберите Оставить поле пустым. И затем перейдите к шагу 9.
Шаг 8. Данные клиента и налогоплательщика
- В поле Данные физлица (клиента) выберите Подставить из карточки клиента.
- Далее выберите значение в пункте Налогоплательщик и клиент являются одним лицом.
- Если выбран вариант Да:
→ В справке в блок полей Данные физического лица (его супруга/супруги), оплатившего физкультурно-оздоровительные услуги (далее - налогоплательщик) будут подставлены ФИО клиента, дата рождения, ИНН (если он указан).
→ Данные физического лица, которому оказана услуга, заполнять в этом случае не нужно.
- Если выбран вариант Нет:
→ В справке в блок полей Данные физического лица, которому оказаны физкультурно-оздоровительные услуги будут подставлены ФИО и дата рождения клиента, ИНН (если он указан).
→ Поля налогоплательщика будут пустыми, вам будет необходимо заполнить их вручную
3. В поле Укажите вид документа выберите нужно ли подставлять из карточки клиента паспортные данные (для этого выберите Паспорт гражданина РФ) или стоит оставить эти поля пустыми (выберите Оставить пустым).
→ Если в карточке клиента указан ИНН, то эта настройка игнорируется, т.к. приоритет отдается ИНН и именно он будет подставлен в справку.
→ Паспортные данные будут подставлены в справку, только когда налогоплательщик и клиент являются одним лицом и отсутствует ИНН в карточке клиента.
Шаг 9. Ответственное лицо и дата формирования справки
При необходимости укажите:
- ФИО сотрудника, сформировавшего справку
Система позволит выбрать существующего в системе администратора локации или франшизы и подставит его ФИО в справку. Если администратор недоступен для выбора, значит не заполнено ФИО в его карточке в разделе Настройки → Пользователи.
Чтобы оставить поле пустым, выберите Оставить пустым.
- Дату формирования справки
Если хотите оставить поле пустым, поставьте галочку Оставить дату пустой.
Шаг 10. Формирование справки
Нажмите на кнопку Сформировать. После этого справка будет сформирована и появится в карточке клиента на вкладке Документы → Сформированные, а также будет открыто окно детализации справки.
Особенности изменений услуг после начала формирования справок
Если услуга ранее участвовала в формировании справки для налоговой, то при последующем ее изменении система предупредит вас об этом. Предупреждение выводится при изменении срока действия услуги, изменении баланса услуг, частичном и полном возврате. В этой ситуации вам может понадобиться сформировать корректирующую или аннулирующую справку. Рекомендуем ознакомиться с законодательством для выяснения всех условий, требующих формирования таких справок.
Получение заявок на формирование справки от клиентов
В разделе Маркетинг → Заявки → Обратная связь → Темы обращений добавлена новая тема заявок «Запрос справки для налоговой» (по умолчанию выключена).
Если тема включена и в мобильном приложении добавлена форма обратной связи, то пользователи смогут через форму запрашивать у клуба формирование справки.
Заявки будут отображены в админ-панели в разделе Маркетинг → Заявки → Обратная связь.
Права доступа администраторов
В разделе Настройки → Пользователи в правах доступа в блоке Клиенты добавлен чекбокс Формирование справки для налоговой. С его помощью можно разрешить или запретить администраторам создавать справки этого типа.
